Doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu Hướng dẫn đăng kí tài khoản trên Cổng thông tin Một cửa Quốc gia được đăng tải tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn/

Sau khi tiến hành đăng kí tài khoản, Doanh nghiệp cần thực hiện Bước 6 trong tài liệu hướng dẫn:

Bước 6: Gửi email đề nghị cấp tài khoản:

Người dùng gửi thông tin về doanh nghiệp đến địa chỉ email của quản trị hệ thống: bophanhotrotchq@customs.gov.vn, cụ thể như sau:

•  Bản scan giấy phép đăng ký kinh doanh;
• Mã số thuế;
• Tên công ty;
•  Địa chỉ công ty;
• Thông tin người đại diện pháp lý (Tên người đại diện, email, điện thoại,…);
•  Thông tin người đăng ký (Tên người đăng ký, email, điện thoại,…)
• Doanh nghiệp ghi rõ xin cấp tài khoản để khai báo với Bộ, ngành nào? Thủ tục nào? (VD: Doanh nghiệp xin cấp phép để khai báo với Bộ Giao thông vận tải; Thủ tục tàu biển xuất nhập cảnh).

Nếu các thông tin của doanh nghiệp đăng ký trên hệ thống trùng khớp với thông tin trong giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ nhận được email phản hồi của quản trị hệ thống về thông tin tài khoản.

Hệ thống đã thông báo rất chi tiết. Đề nghị DN kiểm tra và khai báo lại phải đảm bảo tên thuyền trưởng trong bản khai chung phải giống hoàn toàn với tên thuyền trưởng trong bản khai danh sách thuyền viên. Lưu ý: DN phải khai báo tên thuyền trưởng tại dòng đầu tiên trong bản khai danh sách thuyền viên.

Trường hợp Doanh nghiệp mất hoặc quên mật khẩu truy cập vào hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia, Doanh nghiệp vui lòng gửi email tới Bộ phận hỗ trợ Tổng cục Hải quan (địa chỉ: bophanhotrotchq@customs.gov.vn ) kèm theo bản scan Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận MST, BPHT sẽ  cung cấp mật khẩu mới cho Doanh nghiệp.

Trường hợp này Doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng “Cập nhật tài khoản” trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để thay đổi các thông tin của Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp khai sửa đổi bổ sung vận đơn gom hàng có thể kiểm tra kết quả xử lý và nội dung trả lời của yêu cầu ngay tại phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung.

Các trạng thái của phiếu yêu cầu bao gồm:

- Đại lý hãng tàu: chờ tiếp nhận sửa đổi -> Trường hợp khai bổ sung -> DN cần liên hệ hãng tàu (chủ hồ sơ) để truyền yêu cầu lên hệ thống nghiệp vụ Hải quan

- Hải quan: chờ tiếp nhận sửa đổi -> Yêu cầu đang chờ Hải quan phê duyệt

- Hải quan: Đồng ý sửa đổi ->Yêu cầu được Hải quan chấp nhận

- Hải quan: Từ chối sửa đổi -> Yêu cầu được Hải quan từ chối

Do DN chưa thiết lập môi trường để sử dụng chữ ký số nên không gửi được hồ sơ.
Đề nghị DN thực hiện thiết lập môi trường để sử dụng chữ ký số theo tài liệu hướng dẫn tại mục Tiện ích / Thông tin tài liệu / HDSD_ChuKySo.doc (Cập nhật ngày 03/03/2016).

Hệ thống báo lỗi như vậy là do DN mới chỉ nhấn nút "Browse" để chọn file Phụ lục đính kèm
 

(.pdf) mà chưa nhấn nút  (“Thêm”)để tải dữ liệu lên hệ thống.

DN đã thực hiện thiết lập môi trường để sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, do DN để chế độ tự động update Java nên mỗi lần Java được tự động update thì DN phải thực hiện lại thao tác thiết lập môi trường để sử dụng chữ ký số.

Phương án:

DN thực hiện bỏ chọn tại check box “Check for Updates Automatically” và thực hiện lại thao tác thiết lập môi trường để sử dụng chữ ký số, sau đó gửi lại hồ sơ.

Số Fax Người nhập khẩu tự động link từ phần đăng ký tài khoản của Doanh nghiệp. Đề nghị DN vào mục Cập nhật tài khoàn để cập nhật lại số Fax của Doanh nghiệp.

Hồ sơ gửi kèm bao gồm:

- Tờ khai hàng hoá nhập khẩu;

- Hợp đồng (với hàng hoá là sản phẩm thép cốt bê tông);

- Danh mục hàng hoá;

- Hoá đơn;

- Chứng chỉ chất lượng.

Lỗi này xảy ra do file excel gửi lên hệ thống sai định dạng hoặc bị lock dữ liệu nên hệ thống không tự động đọc được dữ liệu gửi lên. Doanh nghiệp tải lại biểu mẫu mới nhất trên website như ảnh , copy nội dung dữ liệu cần khai. Lưu ý chỉ copy text, không chỉnh sửa làm sai định dạng biểu mẫu.

Đối với giấy chứng nhận hợp quy và tài liệu kỹ thuật hệ thống chỉ cho phép doanh nghiệp chọn với 1 thiết bị. Nếu muốn chọn một thiết bị khác doanh nghiệp phải thực hiện upload một giấy chứng nhận hợp quy mới.

1. Khi bộ hồ sơ ở trạng thái “Tạo mới”, chưa được chủ bộ hồ sơ (hãng tàu) gửi tới hệ thống của các Bộ, ngành, hệ thống sẽ xuất hiện dòng thông báo "Vận đơn gom hàng chưa được gửi đến hệ thống xử lý nghiệp vụ của các Bộ ngành".

Trong trường hợp này, các đại lý hãng tàu/công ty giao nhận được gán quyền khai báo không cần thao tác gì thêm. Đến hạn gửi hồ sơ, hãng tàu sẽ có trách nhiệm gửi hồ sơ tới các Bộ, ngành.

2. Trường hợp các đại lý hãng tàu/công ty giao nhận được gán quyền khai báo upload dữ liệu khi bộ hồ sơ ở trạng thái “Tiếp nhận”  hoặc gửi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp phải nhấn nút “Gửi hồ sơ” tại góc trên bên phải màn hình upload, dữ liệu mới được gửi tới hệ thống.

Khi dữ liệu đã được gửi đi thì dòng thông báo sẽ thay đổi "Vận đơn gom hàng đã được gửi đến hệ thống xử lý nghiệp vụ của các Bộ, ngành". Đến bước này việc gửi dữ liệu của doanh nghiệp đã thành công.

Tương tự đối với các bản khai về hàng hóa khác (bản khai hàng hóa, bản khai hàng hóa nguy hiểm v.v...)

Lý do: Doanh nghiệp chưa nhấn chọn chức năng thêm thông tin (dấu cộng màu xanh).

Cách xử lý: Sau khi nhập đầy đủ thông tin hàng hóa như “Mã hàng hóa”, “Tên hàng hóa”, “Nước xuất khẩu”, “Số lượng”, “Trị giá (USD)”, doanh nghiệp nhấn chọn chức năng thêm thông tin (dấu cộng màu xanh) để tải dữ liệu lên hệ thống.

Các thông tin khác xử lý tương tự.

Tại màn hình “Thêm mới hồ sơ”, doanh nghiệp click vào “ Bản khai hồ sơ mẫu” để tải về và thực hiện khai báo.

Tại Danh mục thiết bị kèm theo đơn, doanh nghiệp khai báo bao nhiêu trang thiết bị thì khi tìm kiếm thiết bị, hệ thống sẽ chỉ hiển thị các thiết bị mà doanh nghiệp đã khai báo trước đó.

Hệ thống báo lỗi như vậy là do doanh nghiệp mới chỉ nhấn nút "Browse" để chọn file Phụ lục đính kèm (.pdf) mà chưa nhấn nút dấu cộng màu xanh   (“Thêm”) để tải dữ liệu lên hệ thống.

Nguyên nhân do hãng tàu (chủ hồ sơ) khi "Tạo mới hồ sơ", phần chọn "Chứng từ khai báo" đã không tick chọn bản khai "Vận đơn gom hàng".

Cách xử lý:

Hãng tàu chọn "Sửa hồ sơ" -> Phần "Các chứng từ khai báo"  tick chọn bản khai "Vận đơn gom hàng" -> Nhấn "Sửa hồ sơ".

(Xem ảnh minh hoạ)

Các căn cứ pháp lý của bộ hồ sơ:

Luật Chất lượng sản phẩm hàng hoá của Quốc hội khoá XII, kỳ họp thứ 2, số 05/2007/QH12 ngày 21/11/2007.

Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31/12/2008 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hoá.

Thông tư số 01/2009/TT-BKHCN ngày 10/03/2009 của Bộ KH&CN- Quy định Danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ KH&CN

Thông tư số 27/2012/TT-BKHCN ngày 12/12/2012 của Bộ KH&CN- Quy định việc kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá nhập khẩu thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Thông tin về các Thông tư, Nghị định chi tiết: DN vào Bộ Khoa học công nghệ trên trang chủ tại mục Quy trình đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu.

Đối với chỉ tiêu “Hóa đơn thương mại”, doanh nghiệp được phép khai báo 01 hóa đơn thương mại cho nhiều thiết bị, và 01 thiết bị có nhiều hóa đơn thương mại.

Trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Vào Open menu -> Options -> Content -> Pop-ups: Bỏ chọn ở check box “Block pop-up windows”.

Trường hợp này đề nghị Doanh nghiệp thực hiện sửa đổi thông tin tàu, sau đó cập nhật lại thông tin trong bản khai chung và gửi lại hồ sơ.

Đối với hồ sơ cấp lại (trường hợp giấy phép đã cấp trước đó không được cấp trên hệ thống Bộ Thông Tin Truyền Thông và trả kết quả về hệ thống NSW) khi khai thông tin tài liệu đính kèm (bao gồm: tài liệu kỹ thuật, hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại, giấy chứng nhận hợp quy) Doanh nghiệp không phải chọn thiết bị cho file đính kèm đó.

Thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu của Bộ Khoa học Công nghệ khai báo hàng hóa với các mã HS là73121091, 84672100, 73121091, 85393190, 84145110.Để xác định được mã số HS chi tiết của hàng hóa cần căn cứ vào thực tế tính chất, cấu tạo hàng hóa mà công ty mình xuất khẩu, Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin mã HS tại địa chỉ http://www.customs.gov.vn/SitePages/Tariff.aspx.

Trường hợp trạng thái hồ sơ phía Hải quan là "Thông quan",  doanh nghiệp muốn upload thông tin hàng hóa phải gửi "Yêu cầu sửa đổi".

Doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn sửa đổi, bổ sung tại mục Tiện ích / Thông tin tài liệu / HDSD Bộ Giao thông / HDSD Hàng hải / Hướng dẫn khai sửa đổi bổ sung dành cho đại lý.

Để upload Tệp đính kèm/ Phụ lục đính kèm, anh/ chị click vào nút “Thêm”/ “Thêm Phụ lục” -> Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ để upload tệp đính kèm: Click nút “Chọn tệp” để chọn tệp tải lên, sau đó nhấn nút “Lưu” để lưu lại thông tin tệp upload lên hệ thống

Sau khi lưu thành công tệp tin, hệ thống hiển thị thông báo “Gửi thành công. Hãy đóng cửa sổ upload”:

Doanh nghiệp không cần phải sửa đổi thông tin hồ sơ gửi đến TCCN mà chỉ cần sửa đổi bổ sung thông tin hồ sơ gửi đến CQKT, thông tin sửa đổi bổ sung sẽ được đồng bộ đến TCCN

Doanh nghiệp thực hiện như sau:

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống, chọn “Bộ Công thương” -> “Khai báo C/O”, sau đó click chuột trái vào biểu tượng bảo mật (như hình dưới).

- Bước 2: Chọn "Options" -> "Disable protection for now" (Hình ảnh kèm theo).

Với hồ sơ xin cấp Giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế:

- Dung lượng mỗi tệp tải lên <= 10 MB.

- Tổng dung lượng các tệp đính kèm đi cùng hồ sơ đề nghị cấp phép <=50 MB.

Tổ chức đánh giá sự phù hợp có thể chỉnh sửa thông tin trên Giấy chứng nhận cho phù hợp với thực tế kiểm tra nên các thông tin trong giấy chứng nhận  có thể sai khác với Đơn đăng ký đánh giá sự phù hợp mà người dùng khai báo(Ví dụ: Tổ chức chứng nhận chỉnh sửa thông tin hàng hóa, thông tin các giấy tờ liên quan, ..). Hệ thống có lưu lại nội dung thay đổi của Tổ chức chứng nhận:

Trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện xóa cả dòng thông tin khối lượng bị sai, sau đó khai lại dòng mới, không khai 2 ô số lượng và đơn vị tính khối lượng.

VD:

Trường hợp nếu giấy phép đã được hệ thống của Bộ Thông Tin Truyền Thông cấp và trả về hệ thống Cổng thông tin 1 cửa quốc gia, Doanh nghiệp chỉ cần điền số giấy phép nhập khẩu , sau đó nhấn nút

. Hệ thống sẽ thông báo “Hoàn tất”.

Như vậy, khi khai thông tin file đính kèm (Tài liệu kỹ thuật, giấy chứng nhận hợp quy, hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại) hệ thống sẽ tự động lấy danh sách thiết bị của số giấy phép đã nhập cho Doanh nghiệp thực hiện chọn lựa.

Để kiểm tra kết quả trả về của Bộ Khoa học và công nghệ Doanh nghiệp kích chọn vào ô “lịch sử tác động” (như hình dưới) tại màn hình quản lý hồ sơ:

1. Theo thiết kế của hệ thống E-Manifest, kí tự tối đa cho số seal là 100 kí tự.

2. Trường hợp có nhiều số seal cho một container thì mỗi số seal được ngăn cách bằng dấu “/”.

Trong trường hợp Doanh nghiệp khai sai số vận đơn (House bill) thực hiện gửi yêu cầu sửa đổi như sau:

1. Tạo phiếu yêu cầu xóa số vận đơn sai (chọn nút "Xóa" và nhập danh sách vận đơn cần xóa) -> ấn “Lưu yêu cầu”

-> Quay lại tab khai báo Vận đơn gom hàng

-> Kiểm tra lại dữ liệu cần xóa (vận đơn muốn xóa sẽ hiển thị màu đỏ)

-> Nhấn nút "Gửi hồ sơ".

2. Tạo phiếu bổ sung số vận đơn đúng (chọn nút "Bổ sung" và nhập danh sách vận đơn cần bổ sung)

->Quay lại tab khai báo Vận đơn gom hàng

-> Upload số vận đơn đúng bằng file excel hoặc thêm trực tiếp bằng giao diện web

-> Kiểm tra lại dữ liệu

-> Nhấn nút "Gửi hồ sơ". Dữ liệu sẽ được gửi đến chủ hồ sơ (hãng tàu), sau khi chủ hồ sơ chấp nhận yêu cầu bổ sung, dữ liệu sẽ được chuyển đến hệ thống của Hải quan

Đối với các yêu cầu sửa đổi Vận đơn gom hàng, cán bộ Hải quan xử lý hồ sơ sẽ tiếp nhận lần lượt từng yêu cầu sửa đổi của Doanh nghiệp. Yêu cầu sửa đổi nào gửi trước sẽ hiển thị trước, sau khi cán bộ tiếp nhận đồng ý hoặc từ chối thì yêu cầu sửa đổi tiếp theo mới hiển thị.

Doanh nghiệp không được tự ý thêm 2 chỉ tiêu thông tin “Năm sản xuất” và “Số lượng” vàofile Phụ lục đính kèm. Bởi vì, thiết kế hệ thống chỉ lấy dữ liệu từ các chỉ tiêu thông tin Tên trang thiết bị y tế; Chủng loại;Hãng, nướcsản xuất;Hãng, nước chủ sở hữu;Hãng, nước phân phối (nếu có) tại Phụ lục đính kèm đểđưavào Giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế. Do vậy, nếu doanh nghiệp thêm 2 chỉ tiêu thông tin “Năm sản xuất” và “Số lượng” vàosẽ ảnh hưởng đến việc kết xuất dữ liệu của hệ thống.

(Trong thời gian tới sẽ gỡ bỏ 2 chỉ tiêu thông tin “Năm sản xuất” và “Số lượng” trêngiao diện khai thông tin trang thiết bị y tế)

Nguyên nhân do trình duyệt doanh nghiệp đang sử dụngbị chặn không cho phép tải file

Hướng xử lý:

- Vào mục Option của trình duyệt Firefox;

- Chọn mục Content

- Bỏ tick chọn tại ô "Block pop-up windows"

- Sau đó thực hiện tải lại file giấy phép.

Đối với thủ tục Xác nhận chất lượng thức ăn chăn nuôi nhập khẩu, khi nào bộ hồ sơ có trạng thái là  "Đã xác nhận đơn" “Đã xác nhận đơn”thì trên GIẤY ĐĂNG KÝ KIỂM TRA XÁC NHẬN CHẤT LƯỢNG sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của các chỉ tiêu sau:

16. Hợp đồng mua bán/ Contract;

17. Hóa đơn mua bán/ Invoice;

18. Phiếu đóng gói/ Packinglist.

Để đăng kí thông tin hãng tàu mới trên hệ thống Cổng thông tin Một cửa Quốc gia, người dùng gửi thông tin “Đăng kí thông tin hãng tàu mới” đến địa chỉ email của quản trị hệ thống: bophanhotrotchq@customs.gov.vn, cụ thể như sau:

- Tên hãng tàu

- Địa chỉ

- Số điện thoại

- Fax

- Email

- Quốc gia

- Mã số thuế (trong trường hợp hãng tàu không có văn phòng đại diện tại Việt Nam, thông tin này có thể lấy mã số thuế của đại lý hãng tàu).

Ban quản trị hệ thống sẽ đăng kí thông tin tàu vào hệ thống và gửi phản hồi lại cho Doanh nghiệp.

Hệ thống chỉ cho phép sửa đổi thông tin khi hồ sơ có trạng thái sau:

- Mới tạo;

- Yêu cầu sửa đổi bổ sung;

- Đồng ý yêu cầu xin chỉnh sửa.

Các trạng thái khác không được phép sửa đổi.  Đề nghị DN gửi công văn hoặc liên hệ trực tiếp tới Bộ Y tế (Vụ Trang thiết bị và Công trình Y tế) để được đồng ý yêu cầu xin sửa đổi bổ sung hồ sơ.

Nguyên nhân là do doanh nghiệp  thực hiện cập nhật lại thông tin tại chức năng “Cập nhập tài khoản” sau thời điểm doanh nghiệp bấm nút gửi hồ sơ.

Hướng xử lý: DN gửi yêu cầu sửa đổi bổ sung hồ sơ (cập nhật thêm thông tin địa chỉ doanh nghiêp), hệ thống sẽ cập nhật thông tin đúng trên hồ sơ của doanh nghiệp.

Hướng dẫn Upload tệp đính kèm:

- Bước 1: Chọn “Loại file đính kèm”.

- Bước 2: Click chuột vào “Upload tệp đính kèm”.

-> Xuất hiện cửa sổ mới để Upload tệp đính kèm:

- Bước 3: Nhấn nút “Browse” để chọn tệp đính kèm.

- Bước 4: Nhấn nút “Tải lên” để tải tệp đính kèm lên hệ thống.

Hiện tại hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia – Thủ tục Cục Hàng hải đã thiết kế chức năng dành riêng cho các Đại lý giao nhận khai báo sửa đổi bổ sung vận đơn gom hàng.

Doanh nghiệp sau khi chọn “Yêu cầu sửa đổi” -> chọn “Y/c sửa đổi vận đơn”

Trường hợp chọn nút “Sửa đổi” hoặc “Xóa” -> Chọn số vận đơn từ danh sách vận đơn đã khai báo

Trường hợp chọn nút “Bổ sung” -> Nhập vào số vận đơn mới

Các mục có dấu * (Nội dung đã khai; Nội dung sửa đổi bổ sung; Lý do thay đổi) phải khai báo đầy đủ.

-> Nhấn “Lưu yêu cầu”.

Hướng dẫn chi tiết vui lòng tham khảo tài liệu tại mục Tiện ích/Thông tin tài liệu/HDSD Hang hai/ HDSD_SuaDoiBoSung

Doanh nghiệp là chủ hồ sơ, có thể truy cập vào chức năng sau:  Bộ Giao thông  vận tải/Cục Hàng hải/Thông báo bổ sung từ FW để “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” yêu cầu bổ sung hồ sơ của các Đại lý cấp dưới.